Oleh : M. Arif Susanto
Wakil Ketua 1 STIT Muhanmadiyah Bojonegoro
Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Muhammadiyah (PTKIM) merupakan Lembaga Pendidikan Tinggi dibawah binaan Direktorat Jendral Pendidikan Islam (Dijen Pendis) kementerian Agama Republik Indonesia, serta dibawah naungan Majelis Pendidikan Tinggil Penelitian dan Pengembang Pimpinan Pusat Muhammadiyah.
Sangat penting bagi Sumber Daya Manusia (SDM) dalam sebuah lembaga untuk terus meningkatkan kompetensi, kapasitas diri, loyalitas dan produktivitas kerja sesuai dengan bidang dan tanggungjawab yang melekat kepadanya.
Secara umum bidang-bidang yang terdapat pada PTKIM misalnya : Bidang Kepemimpinan dan Organisasi terdiri dari Ketua, Wakil ketua 1 bidang Akademik, wakil ketua 2 bidang keuangan dan SDM, Wakil ketua 3 bidang Kemahasiswaan Alumni dan AIK, Lembaga Penjaminan Mutu (LPM), Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM), Badan Administrasi Akademik (BAAK), Bagian Administrasi Umum dan Kemahasiswaan (BAU-K), Ketatausahaan, Bendahara, Bagian Perencanaan Program dan Kerjasama, Perpustakaan, Kaprodi serta bidang-bidang lain yang diadakan dan ditetapkan oleh sebuah lembaga.
Bidang-bidang diatas pada umumnya tertuang didalam Dokumen Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) yang telah disusun dan ditetapkan oleh stake holder, sebagai salah satu dokumen acuan kerja yang mendukung tercapainya visi, misi dan tujuan lembaga yang menjadi target keberhasilan pada kurun waktu atau periode kepemimpinan tertentu.
Bidang atau satuan kerja diatas menjadi faktor penting tercapainya visi dan misi PTKIM apabila dapat fokus menjalankan program kerja lembaga.
Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab, harus diupayakan sesuai dengan tupoksi yang telah disusun dan menjadi kesepakatan bersama, dokumen tupoksi menjadi salah satu pijakan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan bidang yang ada.
Tak dapat dipungkiri bahwa bidang atau satuan kerja yang diangkat, harus mampu melakukan :
1. Optimalisasi kinerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi)
2. Fokus terhadap pencapaian visi misi lembaga
3. Melakukan inovasi (pembaruan) sesuai dengan bidang kerja, sebagai upaya mencari terobosan terbaru menyesuaian dengan perkembangan yang ada.
Namun yang menjadi catatan penting adalah seluruh struktural harus memiliki rasa tanggungjawab bersama, kepentingan bersama, target yang sama yaitu mencapai terwujudnya visi, misi dan tujuan sebuah lembaga.
Bila hal-hal diatas dijalankan dengan baik, InsyaAllah ketercapaian prestasi kerja akan dirai secara signifikan, yang lokus utamanya adalah memajukan lembaga dan memastikan tercapainya kemaslahatan jamaah yang berada didalam sebuah civitas.
Namun sebaliknya, sehebat apapun prestasi kerja seseorang yang tidak berorientasi pada Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI), maka sama saja dengan tidak ada perbaikan pada Tugas Pokok yang dipegang, yang seharusnya menjadi konsentrasinya.
Ada hal penting yang harus menjadi fokus pencapaian oleh masing-masing bidang di dalam sebuah lembaga, yaitu terpenuhinya kepuasan user, user sebuah kampus dalam hal ini adalah mahasiswa, serta lembaga pengguna lulusan.
Sejalan dengan konsep Manajemen TQM (Total Quality Manajemen) yaitu manajemen berbasis kepuasan pelanggan, yang didalam sebuah lembaha pendidikan, user (mahasiswa) adalah pelanggan, maka upayakanlah menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan Tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) yang berorientasi pada perbaikan sistem (system oriented) yang ada didalam sebuah lembaga, agar perbaikan-perbaikan dapat terukur serta berdampak secara menyeluruh.
Mengapa system oriented penting?
Bekerja dengan prinsip sistem oriented penting Karena dengan kita membangun sistemnya, maka proses perbaikan sebuah lembaga tidak akan terulang-ulang, meskipun terjadi pergantian kepemimpinan, sebab sistemlah yang akan berjalan, adapun SDM di dalamnya bertanggungjawab sebagai pelaku sistem dan membuat inovasi-inovasi dalam rangka pengembangan dan perubahan ke arah yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Bagaimana bila sistem pada sebuah lembaga belum terbentuk?
Maka menjadi kewajiban stake holder untuk membentuk sistem kerja yang efektif dalam sebuah lembaga, dengan cara melaksanakan rapat kerja bersama dengan seluruh civitas akademik dengan melibatkan Badan Pembina Harian (BPH), pengguna User dan tokoh masyarakat ,agar produk sistem kerja yang disusun memiliki implikasi yang berdampak luas, serta memiliki kekuatan yang bersifat mengikat bagi seluruh lapisan satuan kerja. (rifsusanto).
